Die Stiftung Preußischer Kulturbesitz (SPK) hat im Jahr 2020 eine Taskforce gegründet, um stiftungsweit ein holistisches Risikomanagement zu etablieren. Entsprechend diesem ganzheitlichen Ansatz sind in der Taskforce Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus den Bereichen Haushalt, Personal, IT, Sicherheit, Restaurierung, Öffentlichkeitsarbeit und aus dem Justiziariat sowie Kuratorinnen und Kuratoren vertreten.
Ziel der Arbeitsgruppe ist es, alle Einrichtungen der SPK dabei zu unterstützen, ihre Sicherheitsmaßnahmen ganzheitlich zu überprüfen und auf Verbesserungen in den bestehenden Sicherheitskonzepten hinzuwirken. Maßgebend sind dabei die zehn Hauptbedrohungen für Kulturgüter, unter anderem Wasser, Feuer, Diebstahl (auch von Daten), Vandalismus, natürliche Katastrophen, Klimaveränderungen oder Schädlinge. Jede dieser Gefahren kann schwerwiegende Schäden an Kulturgütern verursachen. Es ist wichtig, die Risiken ganzheitlich zu betrachten, da sie oft miteinander verbunden sind, sich gegenseitig verstärken können oder der Weg, ein Risiko zu minimieren, im schlimmsten Fall dazu führen kann, dass die Lösung für ein anderes Risiko erschwert oder verhindert wird.
Die Risiken, denen die Objekte in den Museen, Bibliotheken und Archiven der SPK und die zu schützenden Daten ausgesetzt sind, werden durch die Arbeitsgruppe zunächst in Pilotprojekten strukturiert identifiziert, analysiert und bewertet, und zwar einzeln und in ihrer Gesamtheit. Eine weitere Aufgabe ist es, entsprechend der Analyse vorbeugende Maßnahmen zu entwickeln, um sowohl die Sammlungen als auch die Gebäude besser zu schützen, und um Abläufe im Krisenfall zu überprüfen und anzupassen. Die Taskforce wird von Risikobeauftragten in den einzelnen Einrichtungen der SPK unterstützt.
Als ein erstes Ergebnis liegt nun ein »Leitfaden zur Planung von baulichen, technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen an Gebäuden und Liegenschaften der Stiftung Preußischer Kulturbesitz« vor. Im Leitfaden sind unter anderem Zuständigkeiten, Grundsätze, Verfahrensschritte, Einzelfestlegungen zu sicherheitsrelevanten Bereichen und Räumen sowie die Bewachung geregelt.
Ein gutes Risikomanagement kann immer nur der erste Schritt sein. Wenn der Krisenfall eintritt, müssen auch die konkreten Abläufe klar sein, um in der Krise handlungsfähig zu bleiben. Für die ersten Minuten eines Notfalls ist in den Museen, Archiven und Bibliotheken der SPK ein Notfallkoffer vorhanden. In den Koffern befinden sich Artikel für die gängigsten Krisenfälle, um Schäden an den Sammlungsobjekten zu begrenzen. Die Koffer sind alle nach dem gleichen Muster gepackt und beinhalten z. B. Schutzbekleidung, Hilfsmittel, um die Gefahrenzone einzudämmen, Materialien, um Objekte sofort zu sichern und zu reinigen, Werkzeug und weitere Artikel. Die Risikobeauftragten sind im Umgang mit den Koffern geschult.
Kultureinrichtungen, deren Aufgabe es ist, sowohl ihre Sammlungen oder Bestände der Öffentlichkeit zugänglich zu machen und sie dem Publikum auf zeitgemäße und attraktive Art zu vermitteln, als auch die Bestände zu bewahren und zu schützen, stehen dabei vor besonderen Herausforderungen. Ein kluges und ganzheitliches Risiko- und Krisenmanagement hilft dabei, eventuelle Schäden so gering wie möglich zu halten.